Muita gente que tem ferro-velho vive a mesma situação: o pátio está cheio, o movimento é bom, mas no fim do mês falta dinheiro. Na maioria das vezes, o problema não é falta de vendas, e sim falta de visibilidade do dinheiro que entra e sai. Este artigo mostra o básico de um controle financeiro que funciona.
As três perguntas que o financeiro precisa responder
- Quanto eu devo e para quando? (contas a pagar)
- Quanto tenho a receber e de quem? (contas a receber)
- Quanto vou ter em caixa daqui a algumas semanas? (fluxo de caixa)
Contas a pagar
Aqui entram o que você compra de fornecedores e as despesas da operação:
- Compras de material, quando pagas depois da entrega.
- Aluguel, energia, água, internet, combustível, manutenção da prensa.
- Salários, encargos e impostos.
Cada conta precisa de descrição, vencimento e valor. Acompanhe as vencidas com atenção: elas custam multa e prejudicam a relação com fornecedores.
Contas a receber
Quando você vende a prazo para um comprador maior, o dinheiro só entra depois. Registre cada venda com a data prevista de recebimento, e dê baixa quando o dinheiro chegar. Isso permite ver quem está atrasado e evita aquele "acho que ele já pagou".
Pagamentos e recebimentos parciais são comuns. O ideal é poder registrar uma parte do valor e deixar o restante em aberto, sem refazer o lançamento.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa junta o que já aconteceu (entradas e saídas do período) com o que está para acontecer. Um bom resumo traz:
- Total de entradas e total de saídas do período.
- Saldo do período.
- Saldo projetado: o saldo mais o que falta receber, menos o que falta pagar.
O saldo projetado é o número que avisa com antecedência que o mês vai apertar, quando ainda dá tempo de renegociar um prazo ou antecipar um recebimento.
Ligue o financeiro ao estoque
O erro clássico é digitar a compra no estoque e, depois, digitar de novo no financeiro. Além de dobrar o trabalho, abre espaço para divergências. O ideal é que concluir uma compra gere automaticamente a conta a pagar e concluir uma venda gere a conta a receber. Assim, estoque, contas e caixa contam a mesma história.
Hábitos simples que fazem diferença
- Dê baixa nas contas no mesmo dia em que pagar ou receber.
- Revise as contas vencidas toda semana.
- Lance despesas avulsas (aluguel, por exemplo) no início do mês, com vencimento.
- Compare o saldo do sistema com o do banco uma vez por semana.
- Olhe o saldo projetado antes de fechar grandes compras de material.
Como o Reciclo.me ajuda
No Reciclo.me, as contas a pagar e a receber nascem sozinhas quando você conclui compras e vendas, aceitam pagamento parcial e parcelamento do restante, e o caixa mostra entradas, saídas, saldo do período e saldo projetado. O passo a passo está em como controlar contas a pagar, contas a receber e o caixa. Para organizar as compras que geram essas contas, veja como organizar a compra de sucata de fornecedores. Quer testar na prática? Crie uma conta gratuita.
Perguntas frequentes
- Qual a diferença entre caixa e fluxo de caixa?
- O caixa é o saldo disponível agora. O fluxo de caixa mostra as entradas e saídas ao longo do tempo e permite projetar como ficará o saldo considerando o que ainda vai ser pago e recebido.
- Como separar o dinheiro do ferro-velho do dinheiro pessoal?
- Registre toda retirada do dono como saída identificada (por exemplo, pró-labore) em vez de pegar dinheiro do caixa sem lançar. Assim o resultado da empresa não fica distorcido.
- Preciso lançar despesas fixas como aluguel e energia?
- Sim. Sem elas, o caixa parece mais saudável do que realmente é. Lance como contas a pagar com data de vencimento e valor, e marque como pagas quando quitar.
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