Como controlar contas a pagar, contas a receber e o caixa

No menu verde do lado esquerdo, clique em “Financeiro” e, na lista que abrir, em “Contas a Pagar”. Aqui ficam todos os valores que você deve: o que comprou de fornecedores e despesas do dia a dia.

Você não precisa lançar as compras na mão: quando você conclui um pedido de compra, a conta a pagar dele aparece aqui sozinha.

No alto, três quadros resumem a situação: “Total Pendente” (o que falta pagar), “Total Vencido” (o que já passou do vencimento) e “Total Pago”. Abaixo, as abas “Todos”, “Pendentes”, “Vencidas”, “Pagas” e “Parciais” filtram a lista, e o campo “Buscar” procura por descrição, pedido ou parceiro. As contas vencidas aparecem em vermelho.

Para lançar uma despesa que não vem de um pedido, como o aluguel, clique no botão “Nova Conta a Pagar” (marcado com o número 1 na imagem).

Dica: passe o mouse sobre uma linha da lista (no celular, toque nela) e aparecem botões à direita. O botão com o olho (marcado com o número 2) abre os detalhes da conta; os outros editam, excluem ou, no botão verde com o visto, marcam a conta como paga na hora.

Quando você pagar um fornecedor, passe o mouse sobre a conta na lista e clique no botão com o olho (“Ver”) para abrir os detalhes dela. Lá você vê o “Valor Total”, o “Valor Pago”, o “Saldo Restante”, a data de vencimento (com a etiqueta “Vencida” quando já passou), o parceiro e o pedido de origem.

Se você pagou a conta inteira e não precisa mudar valor nem data, existe um atalho: na lista, o botão verde com o visto (“Marcar como Pago”) quita o saldo restante de uma vez, com a data de hoje. Para escolher o valor e a data, ou pagar só uma parte, use a área “Registrar Pagamento”, mais abaixo na tela de detalhes. Preencha assim:
1. “Valor do Pagamento” (marcado com o número 1): já vem com o saldo restante. Se for pagar só uma parte, escreva o valor menor.
2. “Data de Pagamento” (marcado com o número 2): já vem com o dia de hoje. Mude se pagou em outro dia.
3. Clique em “Confirmar Pagamento” (marcado com o número 3).

Se quiser, use o campo “Observações” para anotar algo sobre esse pagamento.

Depois de confirmar, aparece a mensagem “Pagamento registrado com sucesso.” e a conta passa a mostrar o status “Pago”, com o “Saldo Restante” zerado e a data do pagamento.

Essa conta agora aparece na aba “Pagas” da lista. Se você pagou só uma parte, ela fica na aba “Parciais” até o saldo restante ser pago. Quando sobrar um saldo, a área “Parcelar o Restante” permite dividi-lo em novas parcelas.

Para registrar uma despesa que não veio de um pedido, como o aluguel do galpão, clique em “Nova Conta a Pagar”, na tela de “Contas a Pagar”. Preencha assim:
1. “Descrição” (marcado com o número 1): escreva o que é a despesa, por exemplo “Aluguel do galpão”.
2. “Data de Vencimento” (marcado com o número 2): o dia em que a conta vence.
3. “Valor Total” (marcado com o número 3): quanto você precisa pagar.

Os campos “Parceiro” e “Observações” são opcionais. Para terminar, clique no botão verde “Criar Conta a Pagar”.

No menu verde, clique em “Financeiro” e depois em “Contas a Receber”. Aqui ficam os valores que os clientes ainda vão pagar para você. Assim como nas contas a pagar, ao concluir um pedido de venda a conta a receber dele aparece sozinha.

A tela funciona do mesmo jeito: os quadros mostram o “Total Pendente”, o “Total Vencido” e o “Total Recebido”, e as abas “Todos”, “Pendentes”, “Vencidas”, “Recebidas” e “Parciais” ajudam a filtrar. Para lançar um valor a receber que não veio de uma venda, clique em “Nova Conta a Receber” (marcado com o número 1 na imagem). Os botões de ação de cada linha, como o olho (marcado com o número 2), aparecem ao passar o mouse sobre ela.

Quando o cliente pagar, passe o mouse sobre a conta na lista e clique no botão com o olho (“Ver”) (marcado com o número 2 na imagem anterior) para abrir os detalhes. Existe também o botão verde com o visto (“Marcar como Recebido”), que quita o saldo restante de uma vez, com a data de hoje. Para escolher o valor e a data, use a área “Registrar Recebimento”, na tela de detalhes. Preencha assim:
1. “Valor do Recebimento” (marcado com o número 1): já vem com o saldo restante. Se o cliente pagou só uma parte, escreva o valor menor.
2. “Data de Recebimento” (marcado com o número 2): já vem com o dia de hoje.
3. Clique em “Confirmar Recebimento” (marcado com o número 3).

Pronto! A conta passa a “Recebido” e o valor entra no seu caixa.

No menu verde, clique em “Financeiro” e depois em “Caixa”. Esta tela é o extrato do seu dinheiro: cada pagamento e cada recebimento que você registra vira um lançamento aqui, como “Entrada” (dinheiro que entrou) ou “Saída” (dinheiro que saiu).

Os quatro quadros do alto mostram o “Total Entradas”, o “Total Saídas”, o “Saldo do Período” (entradas menos saídas) e o “Saldo Projetado”, que é como o seu caixa ficará quando você receber e pagar tudo o que ainda está pendente.

Use as abas “Todos”, “Entradas” e “Saídas” e o filtro de datas para analisar um período. Para registrar manualmente uma entrada ou saída, clique em “Novo Lançamento”.